Ausnahmen: Wann weiterhin eine normale Rechnung reicht

Die Pflicht zur E-Rechnung ist weniger flächendeckend, als es oft klingt. In diesen Fällen darfst du dauerhaft eine Papier- oder PDF-Rechnung schreiben:

Rechnungen an Privatpersonen

Verkaufst du an Verbraucher, bleibt alles wie bisher. Die Pflicht betrifft nur Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Ein Friseursalon, der ausschließlich Privatkunden bedient, muss keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen muss er sie trotzdem, zum Beispiel von seinem Großhändler.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 € brutto gibt es eine Ausnahme. Typisch: die Tankquittung, der Einkauf im Baumarkt, die Parkgebühr.

Fahrausweise

Bahn- oder Busfahrkarten, die als Rechnung gelten, sind ebenfalls ausgenommen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss keine E-Rechnungen ausstellen – auch nicht ab 2028. Empfangen muss er sie aber genauso wie alle anderen. Die Details stehen unter Kleinunternehmer und E-Rechnung.

Bestimmte steuerfreie Leistungen

Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, fallen nicht unter die Pflicht. Dazu gehören zum Beispiel die Vermietung von Wohnraum, ärztliche Heilbehandlungen sowie viele Bank- und Versicherungsumsätze.

Kunden, die keine Unternehmer sind

Auch Rechnungen an eine juristische Person, die nicht unternehmerisch tätig ist – etwa ein Verein in seinem ideellen Bereich –, müssen keine E-Rechnungen sein.

Kunden im Ausland

Die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an einen Kunden in Österreich oder Frankreich fallen nicht darunter – dort können aber eigene Regeln gelten.

Behörden sind ein eigener Fall. Viele Bundes- und Landesbehörden verlangen schon seit Jahren eine XRechnung mit Leitweg-ID, unabhängig von den Fristen oben. Die Leitweg-ID bekommst du vom Auftraggeber.

Freiwillig geht immer

Eine E-Rechnung darfst du auch in all diesen Fällen verschicken. Gerade bei Firmenkunden lohnt sich das oft, weil die Rechnung dort ohne Abtippen in die Buchhaltung läuft.

Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerbüro.