XRechnung oder ZUGFeRD – was brauche ich?

Beide Formate sind in Deutschland als E-Rechnung anerkannt. Welches du nimmst, hängt vor allem davon ab, wer die Rechnung bekommt.

Der Unterschied in einem Satz

Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne sichtbares Layout. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein ganz normales PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei steckt.

XRechnung

• Deutscher Standard, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Aktuell ist die Version 3.0; sie bleibt mindestens bis Ende Juli 2027 gültig.
• Wird von vielen Behörden verlangt, dann immer mit Leitweg-ID als Käuferreferenz.
• Nachteil: Ohne passendes Programm sieht der Empfänger nur Code.

ZUGFeRD

• Hybrid-Format: Menschen lesen das PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML.
• Anerkannt ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben und zählen nicht als E-Rechnung.
• Das französische Gegenstück heißt Factur-X und ist technisch identisch.

Wichtig bei Hybrid-Rechnungen: Wenn PDF und XML sich widersprechen, gilt die XML. Das hat das Finanzministerium im Oktober 2025 klargestellt. Ein falscher Betrag nur im PDF-Teil kann dir trotzdem Ärger machen.

Entscheidungshilfe

Was SyyPro erzeugt

Damit es keine Missverständnisse gibt: Wir erzeugen XRechnungen (XML im UBL-Format) und auf Wunsch ein Hybrid-PDF, also ein lesbares PDF mit der XRechnung als Anhang. Ein ZUGFeRD-Profil im engeren Sinn ist das nicht. Für die gesetzliche Pflicht zählt in beiden Fällen die XML-Datei.

Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerbüro.