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Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027.
Die Fristen auf einen Blick
| Zeitraum | E-Rechnungen empfangen | E-Rechnungen ausstellen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht | Noch freiwillig. Papier geht, eine PDF nur mit Einverständnis des Kunden |
| 2027 | Pflicht | Pflicht, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € lag. Darunter noch Papier oder PDF |
| ab 2028 | Pflicht | Pflicht für alle Unternehmen |
Das alles gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatleute sind nicht betroffen.
Empfangen: Was du schon heute brauchst
Ein E-Mail-Postfach reicht, sagt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich. Du musst also keine neue Software kaufen, nur weil jemand dir eine XRechnung schickt.
Der eigentliche Aufwand liegt woanders: Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Öffnest du sie im Browser, siehst du Code statt einer Rechnung. Du brauchst also ein Programm, das sie lesbar anzeigt – die meisten Buchhaltungsprogramme können das inzwischen. Mehr dazu unter E-Rechnungen empfangen und prüfen.
Ausstellen: Welche 800.000 Euro gemeint sind
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für 2027 schaust du also auf das Jahr 2026.
Ein Beispiel: Eine Tischlerei macht 2026 rund 650.000 € Umsatz. Sie darf 2027 noch Papierrechnungen oder – mit Einverständnis des Kunden – PDFs verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 muss sie E-Rechnungen ausstellen.
Wer schon heute ein EDI-Verfahren nutzt (typisch im Handel und in der Industrie), darf das bis Ende 2027 weiterverwenden.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das in der Praxis:
- XRechnung – reine XML-Datei
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF mit eingebetteter XML. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht aus.
Keine E-Rechnung sind: eine normale PDF per E-Mail, ein eingescannter Beleg, eine Word-Datei. Das Ministerium nennt diese Formen „sonstige Rechnungen“. Den Unterschied zwischen den Formaten erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.
Und wenn ich nach der Frist weiter PDFs schicke?
Dann ist deine Rechnung nicht mehr ordnungsgemäß. Das Risiko liegt zuerst bei deinem Kunden: Ihm kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Deshalb werden viele Kunden eine PDF zurückschicken und eine E-Rechnung verlangen – und bis dahin nicht zahlen.
Was du jetzt sinnvoll tun kannst
- Klären, wer bei dir eingehende XML-Rechnungen öffnet und in die Buchhaltung bringt.
- Bei deinen wichtigsten Kunden nachfragen, ab wann sie E-Rechnungen erwarten. Große Firmen stellen oft früher um, als sie müssten.
- Prüfen, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD exportieren kann. Wenn nicht: Einzelne Rechnungen lassen sich auch im Browser als XRechnung erstellen.
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG
- § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerbüro.