PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln – so geht’s

Viele suchen nach einem Knopf, der aus einer PDF eine XRechnung macht. Ganz so einfach ist es nicht: Eine PDF enthält Text an bestimmten Stellen, eine XRechnung dagegen klar benannte Felder – Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz je Position und so weiter. „Umwandeln“ heißt also: die Daten aus der PDF lesen und jedem Feld den richtigen Wert zuordnen.

Drei Wege

1. Direkt aus dem Rechnungsprogramm

Kann dein Programm XRechnung oder ZUGFeRD exportieren, ist das der sauberste Weg. Dann gibt es nichts umzuwandeln.

2. Einzelne Rechnungen neu erfassen

Schreibst du nur ein paar Rechnungen im Monat, ist ein Formular oft schneller als jede Umwandlung. Du gibst die Daten einmal ein und bekommst XML und PDF zusammen. Das geht zum Beispiel mit unserem Formular für XRechnungen.

3. Bestehende PDF auslesen lassen

Liegt die Rechnung schon als PDF vor, kann ein Programm die Angaben herauslesen. Das klappt gut bei PDFs, die direkt aus einem Rechnungs- oder Textprogramm stammen. Eingescannte Papierrechnungen sind nur Bilder – dort muss erst eine Texterkennung laufen, und die macht Fehler.

Unser PDF-Scanner markiert Werte, bei denen er sich nicht sicher ist, und übernimmt sie nicht ungeprüft. Kontrollieren solltest du das Ergebnis trotzdem immer.

Diese Angaben muss die XRechnung enthalten

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungs- oder Lieferdatum
• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• deine USt-IdNr. oder Steuernummer
• jede Position mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz
• Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag
• Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum, dazu deine Bankverbindung

Bei der XRechnung kommen hinzu: eine Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID), die E-Mail-Adressen beider Seiten und bei dir als Verkäufer ein Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail.

Die häufigsten Fehler

• Cent-Differenzen. Die Summe der Positionen muss exakt zum Gesamtbetrag passen. Rundungen pro Position führen schnell zu einem Cent Abweichung – und damit zu einer ungültigen Rechnung.
• Steuersatz nur unten auf der Rechnung. In der XRechnung braucht jede Position ihren eigenen Steuersatz.
• Fehlendes Leistungsdatum. Auf Papier oft vergessen, in der XRechnung ein Pflichtfeld.
• Kleinunternehmer ohne Befreiungshinweis. Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet, muss das in der Rechnung begründen.

Prüfen, bevor du verschickst

Eine XRechnung lässt sich technisch prüfen. Die KoSIT stellt dafür einen offiziellen Prüfer bereit; viele Programme – auch SyyPro – prüfen vor dem Download automatisch. Eine Rechnung, die hier durchfällt, wird beim Empfänger meist ebenfalls abgelehnt.

Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerbüro.