Ratgeber E-Rechnung
Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung in Deutschland – kurz erklärt, mit Beispielen und Quellen.
Pflicht & Fristen
E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann?
Empfangen müssen seit 2025 alle Unternehmen. Ausstellen musst du E-Rechnungen ab 2027 oder 2028 – je nach Umsatz im Vorjahr.
Ausnahmen: Wann weiterhin eine normale Rechnung reicht
Privatkunden, Beträge bis 250 €, Kleinunternehmer und einige steuerfreie Leistungen: Hier brauchst du keine E-Rechnung – auch nicht ab 2028.
Kleinunternehmer und E-Rechnung (§ 19 UStG)
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Wer freiwillig umstellt, braucht den richtigen Befreiungshinweis.
Formate
Praxis
PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln – so geht’s
Eine PDF lässt sich nicht einfach „konvertieren“. Die Daten müssen ausgelesen und den richtigen Feldern zugeordnet werden. Drei Wege, und worauf du achten solltest.
E-Rechnungen empfangen und prüfen
Ein E-Mail-Postfach genügt. Wichtiger ist, dass jemand die XML lesen kann, sie prüft und im Original aufbewahrt.
E-Rechnungen richtig aufbewahren
Seit 2025 gelten für Rechnungen acht statt zehn Jahre. Aufbewahrt werden muss die XML-Datei im Original – ein Ausdruck reicht nicht.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerbüro.