Kleinunternehmer und E-Rechnung (§ 19 UStG)

Die kurze Antwort

• Ausstellen: Nein, auch nicht ab 2028. Kleinunternehmer sind dauerhaft ausgenommen.
• Empfangen: Ja. Schickt dir ein Lieferant eine XRechnung, musst du sie annehmen.

Wer Kleinunternehmer ist

Seit 2025 gelten neue Grenzen: Dein Umsatz lag im Vorjahr bei höchstens 25.000 € (netto) und liegt im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €.

Die zweite Grenze ist streng: Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, fällst du sofort aus der Regelung heraus – schon für den Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest. Ab dann musst du Umsatzsteuer berechnen und fällst auch unter die E-Rechnungspflicht mit ihren Fristen.

Papier, PDF oder E-Rechnung?

Papier geht immer. Eine PDF per E-Mail braucht – wie jede elektronische Rechnung, die keine E-Rechnung ist – das Einverständnis deines Kunden. In der Praxis reicht es, wenn er sie widerspruchslos annimmt.

Warum freiwillig umstellen?

Manche Auftraggeber, vor allem größere Firmen und Behörden, verarbeiten nur noch strukturierte Rechnungen. Eine PDF landet dort im Sonderstapel. Wer für solche Kunden arbeitet, spart sich mit einer E-Rechnung Rückfragen.

Worauf du bei der E-Rechnung achten musst

Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen und musst begründen, warum. In der XRechnung sieht das so aus:

• Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit 0 %
• Befreiungsgrund als Text, zum Beispiel: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Im Rechnungsformular setzt du dafür einfach den Haken „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ – Kategorie und Hinweistext werden dann automatisch eingetragen.

Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerbüro.