E-Rechnungen richtig aufbewahren

Wie lange?

Für Rechnungen und andere Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren. Vorher waren es zehn. Die kürzere Frist gilt auch für ältere Belege, deren alte Frist Anfang 2025 noch lief.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 darfst du also frühestens Anfang 2035 löschen.

Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse musst du weiterhin zehn Jahre aufbewahren.

Was genau?

Entscheidend ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei. Sie muss unverändert erhalten bleiben – so, wie du sie bekommen oder verschickt hast.

• Bei einer XRechnung: die XML-Datei.
• Bei einer Hybrid-Rechnung (ZUGFeRD): am einfachsten die komplette PDF, denn die XML steckt darin.
• Eine lesbare Ansicht darfst du zusätzlich speichern. Sie ersetzt das Original aber nicht.

Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht mehr.

Wo?

Die Ablage muss so sein, dass die Datei nicht unbemerkt verändert werden kann, du sie wiederfindest und sie in acht Jahren noch lesbar ist. Diese Anforderungen fasst die GoBD zusammen. Buchhaltungsprogramme und Dokumenten-Archive sind darauf ausgelegt; ein E-Mail-Postfach allein ist es meist nicht.

Das Finanzministerium sagt ausdrücklich: Eine Ablage außerhalb eines GoBD-Systems ist nicht automatisch ein Verstoß gegen das Umsatzsteuerrecht. Für die übrigen Pflichten bleibt die GoBD aber maßgeblich.

Und bei SyyPro?

Deine erstellten Rechnungen findest du in der Rechnungshistorie und kannst sie dort erneut herunterladen. Ein Archiv im Sinne der GoBD ist das bewusst nicht. Lade die XML-Dateien herunter und lege sie dort ab, wo auch deine übrigen Belege liegen – oder gib sie direkt an dein Steuerbüro weiter.

Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerbüro.