E-Rechnungen empfangen und prüfen

Seit Januar 2025 darfst du eine E-Rechnung nicht mehr ablehnen, nur weil sie als XML kommt. Das klingt nach viel Umstellung, ist in der Praxis aber überschaubar.

Wie die Rechnung zu dir kommt

Am häufigsten per E-Mail als Anhang. Das Finanzministerium sagt klar: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus. Du kannst mit Lieferanten auch andere Wege vereinbaren, etwa ein Kundenportal zum Herunterladen.

XML lesbar machen

Eine XRechnung ist eine Textdatei voller Kürzel. Lesbar wird sie so:

• Buchhaltungsprogramm: Die meisten gängigen Programme zeigen XRechnungen als normale Rechnung an und übernehmen die Daten direkt.
• Viewer: Es gibt kostenlose Programme und Webseiten, die eine XRechnung in eine lesbare Ansicht verwandeln.
• Hybrid-Rechnungen: Bei ZUGFeRD öffnest du einfach das PDF. Für die Buchhaltung zählt aber die XML darin.

Schick deinem Steuerbüro immer die Original-Datei weiter, nicht nur einen Ausdruck oder eine PDF-Ansicht. Nur die XML ist die eigentliche Rechnung.

Was du prüfen solltest

• Stimmen Betrag, Steuersatz und Leistung mit deiner Bestellung überein?
• Sind deine Firmendaten richtig?
• Bei Hybrid-Rechnungen: Passen PDF und XML zusammen? Im Zweifel gilt die XML.

Wenn etwas nicht stimmt

Ist die Datei technisch fehlerhaft und lässt sich gar nicht verarbeiten, ist sie laut Finanzministerium keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Ab dem Ende der Übergangsfristen solltest du dann eine korrigierte E-Rechnung anfordern. Fehlen Pflichtangaben oder sind sie falsch, kann das deinen Vorsteuerabzug gefährden – genau wie bei einer Papierrechnung.

Aufbewahren

Die XML muss unverändert aufbewahrt werden, in der Regel acht Jahre. Wie das geht, steht unter E-Rechnungen richtig aufbewahren.

Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerbüro.